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Tim Resl
Geschäftsführer & E-Commerce Berater
Beratung & Geschäftsführung
Referenzen / EMKA 4.0 – Eine Investition in den digitalen B2B-Handel
Machen Sie sich selbst ein Bild von der EMKA B2B-Plattform:
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Das Unternehmen EMKA Schmiertechnik mit Sitz im baden-württembergischen Bretzfeld bei Heilbronn ist seit mehr als 30 Jahren ein erfolgreicher und markenunabhängiger Schmiertechnik-Spezialist. EMKA hat sich auf die Kühlung, Schmierung und Instandhaltung von Fahrzeugen, Maschinen und Geräten spezialisiert. Dabei ist das Unternehmen in den verschiedensten Branchen – von der Industrie bis zur Landwirtschaft – aktiv. Sie liefern Schmiermittel sowie Zubehör für jeden Einsatzzweck:
EMKA liefert seit über 30 Jahren vorwiegend über Außendienstmitarbeiter vor Ort an Geschäftskunden wie Werkstätten und Industrieunternehmen. In dieser Branche ist es üblich, bei den Unternehmen vor Ort ins Gespräch zu kommen und ebenfalls persönlich Bestellungen aufzunehmen und dann an den Innendienst weiterzuleiten. Selbst außerordentliche Vereinbarungen werden im persönlichen Gespräch bei jedem Besuch neu verhandelt. Digitale Geschäftsprozesse kennt die Branche aktuell nicht. Immer jünger werdende Geschäftspartner fordern jedoch eine gewisse Digitalkompetenz.
Bisher dauerte ein Vor-Ort-Auftrag stolze 3-5 Tage bis zur Auslieferung. Grund waren viele manuelle Prozesse und zögerliche Kommunikation. Die eingesetzte Warenwirtschaft-Software Sage Classic Line ist in die Jahre gekommen, die Stammdatenpflege und Produktdatenqualität waren nicht mehr auf dem aktuellen Stand der Technik und vor allem nicht für digitale Prozesse vorbereitet.
Aus diesem Grund hat Marketingleiter Mario Schellenberg, in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, 2017 ein Konzept ausgearbeitet, um das Unternehmen nachhaltig und langfristig auf die digitale Welt und Geschäftsprozesse vorzubereiten. Eine große Herausforderung war zunächst, alle Mitarbeiter (mehr als 50) mit in den „digitalen Ozean“ zu holen, die an diesem Prozess gemeinsam teilnehmen und Ideen oder Wünsche einbringen sollten.
Nur so konnte man auch neue Prozesse integrieren. Schließlich muss so eine Veränderung allen voran von den Mitarbeitern gelebt und umgesetzt werden. Mario Schellenberg hat den Mitarbeitern aufgezeigt, wie digitale Prozesse bei EMKA aussehen könnten und legte dann Ende 2017 mit der Umsetzung von EMKA 4.0 los. Dafür holte er sich tatkräftige Unterstützung, die alle Experten auf ihrem Gebiet sind:
Und für den Bereich E-Commerce, die Entwicklung des umfangreichen B2B-Online Shops mit Vertriebler-Anwendungen und Self-Service-Portal für Geschäftskunden, wurden wir ins Boot geholt. Unter anderem haben wir bereits einige Projekte mit der Schnittstelle SAGE 100 zu Shopware erfolgreich abschließen können.
Die Aufgabe für Mediagraphik war es, eine Plattform umzusetzen, welche im Frontend eine Corporate Website darstellt, die mit Inhalten und der neuen Marke „EMKA“ überzeugt und nachgelagert per Login
Durch die Anforderungsanalyse zu Projektbeginn haben wir EMKA die Shopware Enterprise B2B-Edition empfohlen, die Shopware Ende 2017 auf den Markt gebracht hat. Diese B2B-Edition beinhaltet bereits einige Funktionen und Wünsche im Sinne des Kunden. Die restlichen gewünschten Funktionen haben wir intern durch unser Entwicklerteam Christian Reinelt, Oliver Silberhorn und Michael Scheurich integriert.
Neben dem Shopsystem Shopware Enterprise war außerdem die Schnittstelle SAGE 100 bzw. das von HTK entwickelte PIM-System Omniseller Grundvoraussetzung für automatisierte Prozesse.Wir haben EMKA bereits früh empfohlen, auf flexibles Cloud-Hosting zu setzen, denn die Software Shopware und alle Erweiterungen benötigen einen großen Grad an Leistung, deshalb haben wir uns für unseren Partner Gridscale entschieden, mit welchem wir auch bei einigen anderen Projekten gute Erfahrungen gesammelt haben.
Aus Performance-Gründen haben wir den Technik-Stack um Elasticsearch für die Auslieferung der Produkte und Inhalte sowie um Redis für das Caching erweitert. Neben aktuellster Linux-Ubuntu Software haben wir auch auf PHP 7.2 gesetzt, welche einen ordentlichen Performance-Boost brachte.
Durch ein agiles Vorgehen zur Umsetzung dank unserer etablierten Kanban-Projektorganisation konnten wir die Projektlaufzeit schlank und effektiv halten.
Alle Projektbeteiligten Ansprechpartner wurden persönlich in das Board eingeladen und haben Aufgaben/Change Requests oder Anmerkungen zu Entwicklungen hinzugefügt und die Freigaben der „Ready for Testing“-Liste vorgenommen.
Für uns war die Zusammenarbeit mit Mediagraphik sehr angenehm und produktiv, denn wir hatten jederzeit einen Überblick über den Projektstand. Was wurde umgesetzt, was noch nicht? Die transparente Vorgehensweise kannten wir bisher so noch nicht. Alle unsere Ideen landen aktuell schon im Bereich ‚Backlog’ und werden nach und nach abgearbeitet.Mario Schellenberg
Für uns war die Zusammenarbeit mit Mediagraphik sehr angenehm und produktiv, denn wir hatten jederzeit einen Überblick über den Projektstand. Was wurde umgesetzt, was noch nicht? Die transparente Vorgehensweise kannten wir bisher so noch nicht. Alle unsere Ideen landen aktuell schon im Bereich ‚Backlog’ und werden nach und nach abgearbeitet.
Mario Schellenberg
Wir haben die neu entwickelte Markenkommunikation, welche durch eine Werbeagentur konzipiert wurde, in passende Einkaufsweltelemente umgesetzt, sodass es EMKA möglich ist, ohne technisches Know-how jederzeit neue Einkaufswelten zu erstellen. Die Einkaufsfunktion soll nicht nur den Stammkunden dienen, sondern auch eine Registrierung für Neukunden ermöglichen.
Dafür ist eine teilautomatisierte Zuordnung zu Kundengruppen, eine Länderzuteilung oder eine Vertriebsmitarbeiterzuweisung notwendig. EMKA war stets daran interessiert, die neue Marke nachhaltig zu etablieren. Dafür haben wir, gemeinsam im Projekt-Team ein emotionales Einkaufserlebnis erschaffen.
Wer kennt es nicht: die Produktinformationen sind überall verstreut, man findet nichts auf die Schnelle. Damit ist nun Schluss. Mit der Umstellung auf SAGE 100 und das PIM System Omniseller ist es EMKA möglich, alle Produktinformationen zentral zu verwalten und durch die Schnittstelle an die Website bzw. den Online-Shop zu übertragen.
Vertriebsmitarbeiter sehen ihre zugewiesenen Kunden und können sich im Namen derer einloggen und alle Tätigkeiten direkt mit dem Kunden vor Ort durchgehen, Bestellungen tätigen, Preise einsehen und Bestellungen ausführen. So kommt jede Bestellung ohne Fehlkommunikation an.
Wie einfach ist heute die Beauftragung eines Angebots eigentlich? Wir haben eine Angebotsfunktion in Shopware entwickelt, welche es Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, Artikel von unterwegs zusammen zu klicken, neue Freiartikel oder Sonderangebote hinzuzufügen und dem Kunden mit nur einem Klick per E-Mail als PDF zur Verfügung zu stellen. In dieser E-Mail ist ein Link mit „direkt beauftragen“ und Weiterleitung zum Online-Shop, sodass genau dieses Angebot direkt in den Warenkorb gelegt wird. Eine Express-Bestellung für den Kunden und ein hoher Grad an „Service“.
Die Performance ist ausschlaggebend für den Erfolg heutiger Online-Shops. Denn egal ob Vertriebsmitarbeiter oder Kunde im Shop, beide Zielgruppen müssen sich „rasend schnell“ durch die Seite klicken können, sonst wird diese Plattform nicht angenommen.
Die neue B2B-Edition überzeugt einerseits durch die typischen B2B-Funktionalitäten, welche Unternehmen dabei unterstützen, den stationären Handel in digitale Prozesse recht einfach zu migrieren und technisch gesehen durch die neuartige und zukunftsfähige API-basierte Entwicklungsmethode, welche ausschließlich per REST-API mit der Datenbank oder anderen Anbietern wie Elasticsearch kommuniziert. Dadurch ist eine Anbindung auch zu anderen Plattformen recht einfach.
Wie können wir es für EMKA-Kunden noch einfacher machen? Das war immer die Frage hinter jeder Funktion, die wir im Self-Service-Portal entwickelt haben.
Mit der B2B-Suite ist es möglich, dass ein Kunden-Account mehrere Mitarbeiter seines Unternehmens als Subaccount anlegen, jegliche Berechtigungen für den Account hinterlegen und bestimmte Liefer- oder Rechnungsadressen zuweisen kann. Das ist dann von Vorteil, wenn ein Unternehmen mehrere Standorte hat und trotzdem alles über einen Zentralaccount steuern möchte.
Viele Unternehmen setzen eigene Artikelnummern für Lieferanten-Artikel ein. Nun kann jeder Kunde seine eigene Artikel im Self-Service-Portal hinterlegen.
Wir haben eine Anwendung entwickelt, mit der alle Rechnungsbelege automatisiert und verschlüsselt in den Kundenaccounts im Online-Shop dargestellt werden und somit jedem Kunden ermöglicht, seine Rechnung direkt online herunterzuladen.
Werkstätten und Industrie-Unternehmen müssen das gebrauchte Öl fachmännisch entsorgen lassen. Hierfür können EMKA-Kunden jetzt eine Abfallentsorgung direkt mit nur einem Klick ordern und verwalten.
Schmierstoffe und Öle haben die Vorschrift, Sicherheitsdatenblätter bei den Produkten vorzuweisen. Wir haben in Shopware die Möglichkeit geschaffen, diese automatisiert zu importieren, dem Artikel zuzuweisen und in einer Suche für jeden Kunden in nur wenigen Klicks verfügbar zu machen.
Kunden können Produkte zu Bestelllisten oder zu einer Schnellbestellung hinzufügen und dadurch zu jeder Zeit in wenigen Sekunden bestellen. Somit können Unternehmen wiederholende Bestellungen schnell, einfach und unkompliziert abwickeln.Und nun …
In einem Online-Shop wachsen täglich viele Daten wie Bilder, Dokumente oder sonstige Dateien heran.
Um auch bei erhöhtem Besucheraufkommen stets gerüstet zu sein, haben wir uns für ein skalierbares Hosting entschieden, mit welchem es automatisiert und von Hand möglich ist, innerhalb von nur 15 Sekunden die Leistung des Servers zu erhöhen oder die IT-Infrastruktur mit neuen Servern zu erweitern.
An dieser Stelle: Danke an unseren Partner GRIDSCALE!
Wir sind noch lange nicht fertig. Der Grundstein für den digitalen Handel wurde gelegt. Wir haben erreicht, dass es Kunden und Vertriebsmitarbeiter einfacher haben, Bestellungen auszulösen und, dass EMKA transparenter und stärker als zuvor auftritt. Zudem wurde die neue Marke EMKA erfolgreich eingeführt und erhält nun einen starken Auftritt mit einem erstklassigen Serviceangebot. Die Kollegen gewöhnen sich immer besser an die neu geschaffenen Prozesse.
Trotzdem gibt es eine große Liste an Ideen und Funktionswünschen, die in den nächsten Wochen und Monaten Einzug in den neuen Online-Shop halten. Den Kunden-Mehrwert konnten wir durch eine Prelaunch-Phase mit ausgewählten Kunden erfolgreich testen, die mehr als zufrieden waren.
Wir sind begeistert. Nach zwei Jahren Planung und vielen Gesprächen sind wir aktuell einfach nur froh, live zu sein. Der erste Meilenstein ist erreicht. Vielen Dank an den starken Einsatz des Mediagraphik-Teams, die uns erstklassig geholfen haben, die Plattform zu entwickeln.Mario Schellenberg
Wir sind begeistert. Nach zwei Jahren Planung und vielen Gesprächen sind wir aktuell einfach nur froh, live zu sein. Der erste Meilenstein ist erreicht. Vielen Dank an den starken Einsatz des Mediagraphik-Teams, die uns erstklassig geholfen haben, die Plattform zu entwickeln.
Das Projekt hatte allen viel Spaß bereitet. Die neue Shopware B2B-Suite haben wir das erste Mal eingesetzt und kennen nun wohl jede noch zu so kleine Anwendung. Das Projekt hatte viele Anforderungen, die es so nicht in einer Schublade gab. Dafür haben wir, gemeinsam mit dem Projektteam rund um Mario Schellenberg und Serkan Güler, sehr gute Lösungen geschaffen. Ich möchte mich bei meinen Mitarbeitern für die hervorragende Arbeit bedanken und wir freuen uns über die Weiterentwicklung dieses Erfolgsprojekts.Tim Resl
Das Projekt hatte allen viel Spaß bereitet. Die neue Shopware B2B-Suite haben wir das erste Mal eingesetzt und kennen nun wohl jede noch zu so kleine Anwendung. Das Projekt hatte viele Anforderungen, die es so nicht in einer Schublade gab. Dafür haben wir, gemeinsam mit dem Projektteam rund um Mario Schellenberg und Serkan Güler, sehr gute Lösungen geschaffen. Ich möchte mich bei meinen Mitarbeitern für die hervorragende Arbeit bedanken und wir freuen uns über die Weiterentwicklung dieses Erfolgsprojekts.
Konzeption und Beratung: 3 Monate Projektlaufzeit 9 Monate
Technisches Konzept & Entwicklung: Mediagraphik GmbH
Projektleitung der EMKA Schmiertechnik GmbH: Mario Schellenberg
SAGE Warenwirtschaft/Schnittstelle: HTK GmbH & Co. KG, Serkan Güler
