EMKA 4.0 – Eine Investition in den digitalen B2B-Handel

Die Mediagraphik GmbH launcht B2B Online-Shop der EMKA Schmiertechnik GmbH

Machen Sie sich selbst ein Bild von der EMKA B2B-Plattform:

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Die Fakten im Überblick

  • Entwicklung einer Corporate Website, Auftragserfassung für den Aussendienst und B2B Online-Shop
  • Entwicklung auf Basis der Shopware Enterprise B2B-Suite
  • Frontend- und Backend-Entwicklung
  • Einkaufswelten schaffen ein emotionales Einkaufserlebnis
  • Prozessautomatisierung durch B2B-Registrier-Freigaben, automatischen Im- und Export
  • Individuelle Sonderpreise je Artikel und Kunde
  • Organisation Schnittstelle zur Warenwirtschaft: SAGE 100
  • Projektlaufzeit: 9 Monate

www.emka-oil.de

Über den Kunden

Das Unternehmen EMKA Schmiertechnik mit Sitz im baden-württembergischen Bretzfeld bei Heilbronn ist seit mehr als 30 Jahren ein erfolgreicher und markenunabhängiger Schmiertechnik-Spezialist. EMKA hat sich auf die Kühlung, Schmierung und Instandhaltung von Fahrzeugen, Maschinen und Geräten spezialisiert. Dabei ist das Unternehmen in den verschiedensten Branchen – von der Industrie bis zur Landwirtschaft – aktiv. Sie liefern Schmiermittel sowie Zubehör für jeden Einsatzzweck:
  • Motor-, Getriebe-, Hydraulik- und Spezialöle
  • Kühlschmierstoffe
  • Beton- und Bitumentrennmittel
  • Schmierfette
  • Putztücher

Die Ausgangslage und Geschichte zum Projekt „EMKA 4.0“

EMKA liefert seit über 30 Jahren vorwiegend über Außendienstmitarbeiter vor Ort an Geschäftskunden wie Werkstätten und Industrieunternehmen. In dieser Branche ist es üblich, bei den Unternehmen vor Ort ins Gespräch zu kommen und ebenfalls persönlich Bestellungen aufzunehmen und dann an den Innendienst weiterzuleiten. Selbst außerordentliche Vereinbarungen werden im persönlichen Gespräch bei jedem Besuch neu verhandelt. Digitale Geschäftsprozesse kennt die Branche aktuell nicht. Immer jünger werdende Geschäftspartner fordern jedoch eine gewisse Digitalkompetenz. Bisher dauerte ein Vor-Ort-Auftrag stolze 3-5 Tage bis zur Auslieferung. Grund waren viele manuelle Prozesse und zögerliche Kommunikation. Die eingesetzte Warenwirtschaft-Software Sage Classic Line ist in die Jahre gekommen, die Stammdatenpflege und Produktdatenqualität waren nicht mehr auf dem aktuellen Stand der Technik und vor allem nicht für digitale Prozesse vorbereitet.

Aus diesem Grund hat EMKA intern folgende Erfolgsfaktoren festgelegt, um auch zukünftig erfolgreich am Markt zu sein:

  • Schnelles und einfaches Bestellen
  • Klare Preisstruktur
  • Transparenz
  • Heute bestellt, morgen geliefert
  • Hervorragender Service
  • Einwandfreier Informationsfluss

Aus diesem Grund hat Marketingleiter Mario Schellenberg, in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, 2017 ein Konzept ausgearbeitet, um das Unternehmen nachhaltig und langfristig auf die digitale Welt und Geschäftsprozesse vorzubereiten. Eine große Herausforderung war zunächst, alle Mitarbeiter (mehr als 50) mit in den „digitalen Ozean“ zu holen, die an diesem Prozess gemeinsam teilnehmen und Ideen oder Wünsche einbringen sollten. Nur so konnte man auch neue Prozesse integrieren. Schließlich muss so eine Veränderung allen voran von den Mitarbeitern gelebt und umgesetzt werden.Mario Schellenberg hat den Mitarbeitern aufgezeigt, wie digitale Prozesse bei EMKA aussehen könnten und legte dann Ende 2017 mit der Umsetzung von EMKA 4.0 los. Dafür holte er sich tatkräftige Unterstützung, die alle Experten auf ihrem Gebiet sind:

  • Umstellung auf eine zukunftsfähige Warenwirtschaft mit Sage 100 und dem angedockten PIM-System Omniseller – durch http://www.htk.de/
  • Die Marke EMKA sollte mit neuer Ausdrucksstärke strahlen. Dafür sorgte Jürgen Bach von der Bachimpuls Werbeagentur als Designer: vom Logo über die Verpackungsgestaltung bis hin zur Gestaltung des neuen der neuen Corporate Website und Werbemitteln.

Und für den Bereich E-Commerce, die Entwicklung des umfangreichen B2B-Online Shops mit Vertriebler-Anwendungen und Self-Service-Portal für Geschäftskunden, wurden wir ins Boot geholt. Unter anderem haben wir bereits einige Projekte mit der Schnittstelle SAGE 100 zu Shopware erfolgreich abschließen können.

Die Aufgabe für Mediagraphik

Die Aufgabe für Mediagraphik war es, eine Plattform umzusetzen, welche im Frontend eine Corporate Website darstellt, die mit Inhalten und der neuen Marke „EMKA“ überzeugt und nachgelagert per Login

  • eine große Einkaufsplattform mit Self-Service-Funktionen für Geschäftskunden bietet;
  • neuen Kunden die Möglichkeit der Registrierung und des personalisierten Kaufens bietet;
  • sowie Vertriebsmitarbeitern die Möglichkeit gewährt, deren zugewiesene Kunden vor Ort noch besser per Tablet zu betreuen und durch eine integrierte Auftragsverwaltung mit Bestellmöglichkeit im Namen des Kunden Käufe zu tätigen.

Anforderungen

Optimierung des Frontend auf drei Viewports: Mobile, Tablet (besonders für Vertriebsmitarbeiter) und Desktop.

  • Informative Landingpages sollen den Kunden mit hochwertigem Content und echten Argumenten von EMKA überzeugen.
  • Mit einem neuen Werkstattkonzept, bei dem sich die Marke EMKA viel selbstbewusster und offensiver präsentiert
  • Es mussten verschiedene Zielgruppen durch individuelle Landingpages angesprochen werden: Industrie, Forst- und Landwirtschaft, aber auch Werkstätten und Autoschrauber.
  • Eine Herausforderung war ebenfalls, das komplette Sortiment digital mit allen notwendigen Merkmalen abzubilden und den Vertriebsmitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Tankbestellungen auszuführen, bei denen erst nachträglich klar wurde, wie viel Liter tatsächlich verkauft wurden.
  • Die technische Herausforderung für das mittelständische Unternehmen war, einen gewachsenen Online-Shop zu bauen, der keinen Overheat erleidet und somit nicht zu viel Pflege und Wartung bedarf.
  • Die Ladezeit sollte rasend schnell sein, um die Nutzung des Portals für Vertriebsmitarbeiter und Kunden so attraktiv wie möglich zu gestalten.

Die Lösung

Durch die Anforderungsanalyse zu Projektbeginn haben wir EMKA die Shopware Enterprise B2B-Edition empfohlen, die Shopware Ende 2017 auf den Markt gebracht hat. Diese B2B-Edition beinhaltet bereits einige Funktionen und Wünsche im Sinne des Kunden. Die restlichen gewünschten Funktionen haben wir intern durch unser Entwicklerteam Christian Reinelt, Oliver Silberhorn und Michael Scheurich integriert.Neben dem Shopsystem Shopware Enterprise war außerdem die Schnittstelle SAGE 100 bzw. das von HTK entwickelte PIM-System Omniseller Grundvoraussetzung für automatisierte Prozesse.Wir haben EMKA bereits früh empfohlen, auf flexibles Cloud-Hosting zu setzen, denn die Software Shopware und alle Erweiterungen benötigen einen großen Grad an Leistung, deshalb haben wir uns für unseren Partner Gridscale entschieden, mit welchem wir auch bei einigen anderen Projekten gute Erfahrungen gesammelt haben. Aus Performance-Gründen haben wir den Technik-Stack um Elasticsearch für die Auslieferung der Produkte und Inhalte sowie um Redis für das Caching erweitert. Neben aktuellster Linux-Ubuntu Software haben wir auch auf PHP 7.2 gesetzt, welche einen ordentlichen Performance-Boost brachte.

Die Umsetzung

Durch ein agiles Vorgehen zur Umsetzung dank unserer etablierten Kanban-Projektorganisation konnten wir die Projektlaufzeit schlank und effektiv halten. Alle Projektbeteiligten Ansprechpartner wurden persönlich in das Board eingeladen und haben Aufgaben/Change Requests oder Anmerkungen zu Entwicklungen hinzugefügt und die Freigaben der „Ready for Testing“-Liste vorgenommen.Mario Schellenberg zur Organisation: „Für uns war die Zusammenarbeit mit Mediagraphik sehr angenehm und produktiv, denn wir hatten jederzeit einen Überblick über den Projektstand. Was wurde umgesetzt, was noch nicht? Die transparente Vorgehensweise kannten wir bisher so noch nicht. Alle unsere Ideen landen aktuell schon im Bereich ‚Backlog’ und werden nach und nach abgearbeitet.“

Reibungslose Schnittstelle zwischen SAGE 100 und Shopware

  • Einsatz der von HTK entwickelten Schnittstelle, welches ein PIM-System (Omniseller) beinhaltet
  • Da viele Anpassungen an Sage und an der Schnittstelle notwendig waren, haben wir das Projektteam um Herrn Serkan Güler von HTK erweitert und in unser Kanban-Organisationstool mit eingeladen, um einen reibungslosen Prozess zu gewährleisten.
  • HTK musste einige Zusatzentwicklungen an der etablierten Schnittstelle vornehmen, um die alle von uns entwickelten Funktionen mit Inhalt aus der Wawi zu füllen.
  • Im Standard nicht abgedeckte Funktionen sind z. B. Im-/Export aller PDF-Rechnungen, Angebote, Statistiken, Datenblätter, Gefahrgutinformationen, zugewiesene Vertriebsmitarbeiter, Supervisor-Informationen, Auftragszuweisung für Vertriebsmitarbeiter und noch mehr.
  • Auch wir haben eine umfangreiche Importfunktion für Kundendaten, Aufträge und Angebote hergestellt, sodass die Daten stets synchronisiert werden können.

Kreative Kommunikation in Landingpages

Wir haben die neu entwickelte Markenkommunikation, welche durch Jürgen Bach von der Bachimpuls Werbeagentur konzipiert wurde, in passende Einkaufsweltelemente umgesetzt, sodass es EMKA möglich ist, ohne technisches Know-how jederzeit neue Einkaufswelten zu erstellen.Die Einkaufsfunktion soll nicht nur den Stammkunden dienen, sondern auch eine Registrierung für Neukunden ermöglichen. Dafür ist eine teilautomatisierte Zuordnung zu Kundengruppen, eine Länderzuteilung oder eine Vertriebsmitarbeiterzuweisung notwendig.EMKA war stets daran interessiert, die neue Marke nachhaltig zu etablieren. Dafür haben wir, gemeinsam mit Designer Jürgen Bach, ein emotionales Einkaufserlebnis erschaffen.

B2B-Funktionen, die EMKA-Mitarbeiter lieben werden

Alle Produktinformationen einsehbar

Wer kennt es nicht: die Produktinformationen sind überall verstreut, man findet nichts auf die Schnelle. Damit ist nun Schluss. Mit der Umstellung auf SAGE 100 und das PIM System Omniseller ist es EMKA möglich, alle Produktinformationen zentral zu verwalten und durch die Schnittstelle an die Website bzw. den Online-Shop zu übertragen.

Zugewiesene Vertriebsmitarbeiter können sich für Kunden einloggen

Vertriebsmitarbeiter sehen ihre zugewiesenen Kunden und können sich im Namen derer einloggen und alle Tätigkeiten direkt mit dem Kunden vor Ort durchgehen, Bestellungen tätigen, Preise einsehen und Bestellungen ausführen. So kommt jede Bestellung ohne Fehlkommunikation an.

Angebote online einsehen und sofort beauftragen

Wie einfach ist heute die Beauftragung eines Angebots eigentlich? Wir haben eine Angebotsfunktion in Shopware entwickelt, welche es Vertriebsmitarbeitern ermöglicht, Artikel von unterwegs zusammen zu klicken, neue Freiartikel oder Sonderangebote hinzuzufügen und dem Kunden mit nur einem Klick per E-Mail als PDF zur Verfügung zu stellen. In dieser E-Mail ist ein Link mit „direkt beauftragen“ und Weiterleitung zum Online-Shop, sodass genau dieses Angebot direkt in den Warenkorb gelegt wird. Eine Express-Bestellung für den Kunden und ein hoher Grad an „Service“.

Performance-Optimierung dank Elasticsearch, Redis und PHP 7.2

Die Performance ist ausschlaggebend für den Erfolg heutiger Online-Shops. Denn egal ob Vertriebsmitarbeiter oder Kunde im Shop, beide Zielgruppen müssen sich „rasend schnell“ durch die Seite klicken können, sonst wird diese Plattform nicht angenommen.

Ein solides Fundament – Shopware Enterprise B2B-Edition

Die neue B2B-Edition überzeugt einerseits durch die typischen B2B-Funktionalitäten, welche Unternehmen dabei unterstützen, den stationären Handel in digitale Prozesse recht einfach zu migrieren und technisch gesehen durch die neuartige und zukunftsfähige API-basierte Entwicklungsmethode, welche ausschließlich per REST-API mit der Datenbank oder anderen Anbietern wie Elasticsearch kommuniziert. Dadurch ist eine Anbindung auch zu anderen Plattformen recht einfach.

B2B-Funktionen, die EMKA-Kunden lieben werden

Wie können wir es für EMKA-Kunden noch einfacher machen? Das war immer die Frage hinter jeder Funktion, die wir im Self-Service-Portal entwickelt haben.

Verwaltung von Mitarbeitern, Budgets und Liefer- & Rechnungsadressen

Mit der B2B-Suite ist es möglich, dass ein Kunden-Account mehrere Mitarbeiter seines Unternehmens als Subaccount anlegen, jegliche Berechtigungen für den Account hinterlegen und bestimmte Liefer- oder Rechnungsadressen zuweisen kann. Das ist dann von Vorteil, wenn ein Unternehmen mehrere Standorte hat und trotzdem alles über einen Zentralaccount steuern möchte.

Eigene Artikelnummer für Artikel hinterlegen

Viele Unternehmen setzen eigene Artikelnummern für Lieferanten-Artikel ein. Nun kann jeder Kunde seine eigene Artikel im Self-Service-Portal hinterlegen.

Rechnungsarchiv entlastet die Buchhaltung

Wir haben eine Anwendung entwickelt, mit der alle Rechnungsbelege automatisiert und verschlüsselt in den Kundenaccounts im Online-Shop dargestellt werden und somit jedem Kunden ermöglicht, seine Rechnung direkt online herunterzuladen.

Einfache Entsorgung des Öls per PartsLife-Schnittstelle

Werkstätten und Industrie-Unternehmen müssen das gebrauchte Öl fachmännisch entsorgen lassen. Hierfür können EMKA-Kunden jetzt eine Abfallentsorgung direkt mit nur einem Klick ordern und verwalten.

Sicherheitsdatenblätter und Produktdatenblätter online abrufen

Schmierstoffe und Öle haben die Vorschrift, Sicherheitsdatenblätter bei den Produkten vorzuweisen. Wir haben in Shopware die Möglichkeit geschaffen, diese automatisiert zu importieren, dem Artikel zuzuweisen und in einer Suche für jeden Kunden in nur wenigen Klicks verfügbar zu machen.

Bestelllisten und Schnellbestellung für zielgerichtetes Einkaufen

Kunden können Produkte zu Bestelllisten oder zu einer Schnellbestellung hinzufügen und dadurch zu jeder Zeit in wenigen Sekunden bestellen. Somit können Unternehmen wiederholende Bestellungen schnell, einfach und unkompliziert abwickeln.Und nun …

Shopware und skalierbares Hosting – selbstverständlich

In einem Online-Shop wachsen täglich viele Daten wie Bilder, Dokumente oder sonstige Dateien heran. Um  auch bei erhöhtem Besucheraufkommen stets gerüstet zu sein, haben wir uns für ein skalierbares Hosting entschieden, mit welchem es automatisiert und von Hand möglich ist, innerhalb von nur 15 Sekunden die Leistung des Servers zu erhöhen oder die IT-Infrastruktur mit neuen Servern zu erweitern. An dieser Stelle: Danke an unseren Partner GRIDSCALE!

Das Fazit

Wir sind noch lange nicht fertig. Der Grundstein für den digitalen Handel wurde gelegt. Wir haben erreicht, dass es Kunden und Vertriebsmitarbeiter einfacher haben, Bestellungen auszulösen und, dass EMKA transparenter und stärker als zuvor auftritt. Zudem wurde die neue Marke EMKA erfolgreich eingeführt und erhält nun einen starken Auftritt mit einem erstklassigen Serviceangebot. Die Kollegen gewöhnen sich immer besser an die neu geschaffenen Prozesse.

Trotzdem gibt es eine große Liste an Ideen und Funktionswünschen, die in den nächsten Wochen und Monaten Einzug in den neuen Online-Shop halten.

Den Kunden-Mehrwert konnten wir durch eine Prelaunch-Phase mit ausgewählten Kunden erfolgreich testen, die mehr als zufrieden waren.

Mario Schellenberg: „Wir sind begeistert. Nach zwei Jahren Planung und vielen Gesprächen sind wir aktuell einfach nur froh, live zu sein. Der erste Meilenstein ist erreicht. Vielen Dank an den starken Einsatz des Mediagraphik-Teams, die uns erstklassig geholfen haben, die Plattform zu entwickeln.“

Tim Resl: „Das Projekt hatte allen viel Spaß bereitet. Die neue Shopware B2B-Suite haben wir das erste Mal eingesetzt und kennen nun wohl jede noch zu so kleine Anwendung. Das Projekt hatte viele Anforderungen, die es so nicht in einer Schublade gab. Dafür haben wir, gemeinsam mit dem Projektteam rund um Mario Schellenberg, Jürgen Bach und Serkan Güler, sehr gute Lösungen geschaffen. Ich möchte mich bei meinen Mitarbeitern für die hervorragende Arbeit bedanken und wir freuen uns über die Weiterentwicklung dieses Erfolgsprojekts.“

Key Facts

Technische Besonderheiten

  • Shopware 5 Enterprise B2B-Editon
  • Schnittstelle SAGE 100 zu Shopware
  • Angebotsfunktion
  • Schnellbestellung
  • Kundenindividuelle Sonderpreise
  • Aussendienstler-Login
  • Zuweisung zu Aussendienstmitarbeiter
  • Mitarbeiter-Verwaltung
  • Eigene Artikelnummern
  • Automatischer Import und Export
  • ....

Konzeption und Beratung: 3 Monate
Projektlaufzeit 9 Monate


Technisches Konzept & Entwicklung: Mediagraphik GmbH

Design & Konzept: Bachimpuls Werbeagentur

Projektleitung der EMKA Schmiertechnik GmbH: Mario Schellenberg

SAGE Warenwirtschaft/Schnittstelle: HTK GmbH & Co. KG, Serkan Güler

 

Vielen Dank an unsere Partner

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